Doorbelaste kosten: wanneer rekent u BTW?

Als ondernemer belast u mogelijk regelmatig kosten door aan klanten of een werkmaatschappij. Vaak wordt daarbij automatisch BTW gerekend, maar doorbelaste kosten vallen niet altijd onder een BTW-belaste prestatie. Het is belangrijk om te weten wanneer u BTW moet rekenen en wanneer niet.

Volgens een uitspraak van de Hoge Raad in 2017 is het doorbelasten van kosten op zichzelf geen BTW-belaste prestatie. BTW is alleen van toepassing als u een prestatie levert of iets nalaat in relatie tot de partij aan wie de kosten worden doorbelast.

Een veelvoorkomend voorbeeld is een holdingstructuur. Als een holding enkel kosten doorbelast, zoals onkosten voor een directeur-grootaandeelhouder (DGA), zonder aanvullende afspraken of prestaties, is er geen sprake van een BTW-belaste prestatie. In dat geval heeft de holding ook geen recht op aftrek van de BTW over deze kosten.

Anders is het wanneer de holding andere BTW-belaste activiteiten verricht, zoals administratieve diensten voor een vennootschap. In dat geval wordt het doorbelasten van kosten die direct verband houden met deze diensten wél belast met BTW.

Om duidelijkheid te scheppen en fouten te voorkomen, is het raadzaam om afspraken goed vast te leggen. Bijvoorbeeld door een vergoeding of opslag (zoals 5%) te rekenen en dit te formaliseren in een management- of dienstenovereenkomst. Dit helpt om correct te handelen volgens de BTW-regels en discussie met de Belastingdienst te vermijden.